Web面接の際に必要な準備とは？失敗しないためのポイントやトラブルへの対処法！

Web面接は、コロナ禍をきっかけに急速に普及し、多くの企業で採用プロセスの一環として取り入れられています。

最近では「一次面接はweb、二次面接は対面面接」というケースも少なくありません。

物理的な移動が不要で、効率的かつ柔軟に実施できる一方で、対面面接と異なる準備やマナーが求められる場面も多いです。

そこでこの記事では、Web面接の流れや必要な準備項目、失敗しないための注意点、トラブルへの対処法などについて詳しく解説していきます。

Web面接について

コロナ禍をきっかけに新たなコミュニケーション方法として広まり、入社時の選考の際にも使われるようになったWeb面接。

これまで一度も行ったことがない方もいるかもしれませんので、まずは”Web面接”を簡単に説明していきます。

Web面接の説明

Web面接はPCやスマホ、タブレットを使い、オンライン上で行う面接のことを指します。

「Web上で話す」という部分以外は、通常の対面面接と流れや内容は変わりません。

ただ、Web上で行うため、アプリやツール、ネット回線は必須です。

代表的なツールが次のとおりです。

基本的には面接案内の連絡の際にURLが送られ、そこにアクセスし、面接が始まります。

状況によってはアプリのダウンロードが必要なケースもあります。

対面面接との違い

対面での面接と基本的な流れは一緒とはいえ、Web面接独自の違いも存在します。

Web面接では、基本的に自分で面接場所を用意する必要があります。

そのため、カフェなどではなく、きちんとプライバシーを守れる環境で行うことが必要です。

また、Web面接では、ネット環境や機器の存在も忘れてはいけません。

特にネット環境が整っていない場所で行えば、「会話が途切れる」「いきなり回線が切れてしまう」などの注意点もあります。

Web面接の流れ

Web面接の流れは基本的に次のように進んでいきます。

ステップ①：企業側から面接用のURLをもらう

書類選考が終わり、面接の案内がくる際にメールで当日に使用するツールやURLが送られてきます。

面接当日に焦らないよう、事前にツールの操作方法やネット回線などのWeb面接周りの環境はチェックしておきましょう。

ステップ②：開始時間前にURL先で待機する

面接時間の約5分前くらいには指定のURLをクリックし、いつでも面接官が入ってくる準備をしておきましょう。

Web面接の場合、相手が来た時点で面接がスタートします。

指定のURLをクリックする時点で「いつ面接が始まっても大丈夫！」という気持ちを持つことが大切です。

ステップ③：面接官がきたらweb面接が開始

面接官が指定のURLに入ってきたら、Web面接が開始されます。

通常の面接とは違い、ドアのノックや着席のタイミングなどはありません。

最初の挨拶では「初めまして、本日面接を受けされていただきます〇〇です。よろしくお願いいたします。」などと伝えましょう。

Web面接では対面とは違うため、カンペや履歴書を手元に用意しておくことができます。

しかし、そればかり見ていると、面接官からは不自然に見えるためほどほどにするのをおすすめします。

面接官の顔を見るため画面を見ていると、カメラから目線が外れてしまいます。

ステップ④：挨拶をして退室

Web面接での退室は、応募者側・面接官側のどちらから接続を切るかは決まっていません。

ですので、面接官から「退出してください」と言われない限り、自分から接続を切るのは避けたほうが良いでしょう。

自分から接続切る際には、きちんとログアウトやツールを終了しましょう。

Web面接を成功させるための準備

普通の面接にもきちんとした準備が必要なように、Web面接にも成功させるための準備が存在します。

「自宅だから」「カンペが使えるから」などと油断せず、対面面接以上に気を引き締めて参加しましょう。

準備①：使用する機材とソフトウェアの確認する

Web面接ではパソコンやスマホ、ネット回線、ツールなどの利用は必須です。

安定したネット回線

電波の弱い場所で面接をすれば、音声や画像の途切れや乱れが発生することがあります。

万一、「回線の途切れが多い」「接続が切れてしまう」などのトラブルが起きれば、それが合否に関わる恐れも出てきます。

使用する機器の充電は忘れない

Web面接の前には、パソコンやスマホ、タブレットの充電は必ずしておきましょう。

機材の充電が途中で切れるのは完全に応募者側の責任です。

不安な方は、充電を行いながら面接に参加するのをおすすめします。

プロフィールやアイコンを設定し直す

Web面接の際には自分のアカウントから参加することになります。

そのため、普段から使っているアカウントの名前やアイコンが面接の場に相応しくないこともあります。

変なアカウント名やアイコン写真は、面接で減点になる可能性もあります。

ログインは開始5分前

Web面接の際にネット回線や使用機器の不具合などから、スムーズにつながらないケースもあります。

そのため、面接開始5分前には指定のURLからログインしておくのをおすすめします。

「自宅で面接ができるから」という油断は捨てるのがベストです。

準備②：カメラに映る場所の調整をする

Web面接では自分の身だしなみはもちろん、背景や照明など、カメラに映るもの全てに気を配る必要があります。

面接が始まってしまえば、何もできなくなるので、事前に片付けておきましょう。

部屋の片付け

Web面接では自宅の部屋の一部を見られることになります。

部屋は「その人の内面や心理状況を表すもの」とも言われているので、きちんと整理された部屋は好印象を与えられます。

反対に部屋が散らかっていれば、面接でどんなに良いことが言えても無駄になるかもしれません。

部屋の照明にも気を付ける

自宅からWeb面接を行う際、どうしても照明が足りないこともあります。

部屋が暗いままだと、表情や顔色も悪く見えてしまうので注意が必要です。

など、自分の顔や表情が綺麗に見える工夫をしましょう。

カメラの目線を合わせる

web面接ではカメラと自分の目線を合わせることも大切です。

カメラが目線より下にあれば面接官を見下しているように見え、その逆なら姿勢が悪く見えてしまいます。

服装は基本上下スーツにする

Web面接だからといって、上半身だけスーツなのは避けたほうが良いです。

面接中に不意な動きやカメラの調整などで下半身が見えることも少なくありません。

上半身だけスーツだった場合、マイナスな印象を与えてしまうので注意しましょう。

髪型も顔が見えるものに

通常の対面面接では、寝癖や派手な髪型はNGです。

ですが、Web面接の場合は、通常以上に髪型を気にするようにしましょう。

顔や上半身しか見られない状況で、髪型の乱れの影響は大きいです。

準備③：音声周りの準備をする

お互いの声の音量や周囲の音など、オンラインが故に音声周りの準備も大切になってきます。

イヤホンを使う

Web面接ではイヤホンを使ったほうがお互いの声が聞き取りやすくなります。

ただ、ワイヤレスイヤホンは遅延も発生しやすいので、有線イヤホンがおすすめです。

「どうせ面接だけだから」と安すぎるイヤホンを買ってしまうと、音質が悪く声が聞き取りづらくなる可能性もあります。

マイクの音量は事前に確認する

ぶっつけ本番だとマイクの音量が小さいことはよくあります。

自分の方なら音量調整しやすいですが、こちらの声がどのくらい聞こえているかは分かりづらいです。

事前に友人や家族などに模擬面接などを行ってもらい、「自分の声がどのくらい聞こえているのか？」を確認しておいたほうが良いでしょう。

部屋などでの周りの環境もチェックしておく

自宅でWeb面接を受ける場合でも、意外と周りの生活音が入ってしまうことも多いです。

家族の声や生活音、近所の工事の音については事前にチェックできる部分です。

考えられる範囲で大きな音がしないようにしておきましょう。

準備④：手元用の書類の準備

対面での面接と違い、Web面接の場合は、カンペなどの資料を手元に置いておくことが可能です。

履歴書や言いたいことのカンペを用意する

Web面接では、見える範囲にカンペなどを用意しておきましょう。

ただ、手元の資料だけを見ていると、面接官からはカンペを用意していることがバレバレなので注意が必要です。

メモ帳を用意するのも良い

面接中は自分なりにメモを取りたい場面も出てくるでしょう。

そんな時用にメモ帳を用意しておくのはおすすめです。

Web面接の場合、「パソコンで入力したほうが早い」と感じる方もいるかもしれません。

Web面接で失敗しないための注意点

Web面接で失敗しないためには、いくつかの注意点が存在します。

その注意点が次の7つです。

遅刻をしない

当たり前の話ですが、Web面接であっても遅刻は絶対にNGです。

電車遅延など対面面接ではよくある遅刻の理由になりますが、Webの場合、ネット環境や機材トラブルなどでの遅刻の可能性が出てきます。

5分前に面接の際のURLにログインしておくのは基本です。

ハキハキと話す

面接ではハキハキとしながらも、少しゆっくりめのスピードで話し、相手が理解しやすいように配慮しましょう。

自信を感じさせる落ち着いたトーンを意識しましょう。  

質問に答える際には簡潔に答え、適度な間を取ることで、考えを整理する時間を確保できます。

画面ではなくカメラを見る

対面の面接では面接官の目を見て話すのは基本です。

しかし、Web面接で面接官の目を見ても、そこあるのは画面です。

相手から見ても画面を見てることは理解できても「自分を見て話している」という感覚にはなりません。

Web面接の際には画面ではなく、カメラを見て話すことが重要です。

相槌やリアクションなどの聞く姿勢も大切

Web面接では通常以上に相槌やリアクションといった聞く姿勢が大切になります。

パソコンやスマホ越しの会話では「画面は映るもの」「音声は聞くもの」となってしまうことが多いです。

自宅で動画を見る際なら問題ありませんが、これを面接でやってしまうと無表情やノーリアクションとして取られてしまいます。

カンペを見過ぎない

カンペの見過ぎもWeb面接でよくある失敗例の一つです。

対面と違い、Webならカンペは強い味方になってくれますが、多用しすぎるとデメリット部分が大きくなります。

「言葉に心がこもっていない」「カンペばかり見ている」と判断されれば、減点対象になるので注意が必要です。

メモは手書きで行う

面接中にメモしたくなったら、紙に手書きで行うようにしましょう。

目の前にあるパソコンでメモを取る方法もありますが、タイピング音がマイクに入るのはあまり良いマナーとは言えません。

また面接官の声が聞き取りづらくなることも予想できるので、紙のメモが無難です。

終了時まで気を抜かない

面接では最初の挨拶の第一印象が最も大切ですが、終盤や退室時の様子も意外に記憶に残りやすいです。

そのため、油断した気の抜けた表情やため息などは絶対に避けましょう。

特にWeb面接の場合、「退室したはずがまだツールが起動中だった」ということもあります。

Web面接でのよくあるトラブルと対処法

最後にWeb面接の際によくあるトラブルとその対処法についてご紹介していきます。

予想できる通信トラブルへの備え  

どんなに事前にチェックをしていても、当日に通信トラブルが発生することはあります。

そのため、事前に相手の連絡先やツール内のチャット機能などについても調べておきましょう。

相手の声が聞こえなかった

ネット回線の状況や機材トラブルなどで、相手の質問や声が聞こえなくなることもあります。

一瞬だけなら問題ないかもしれませんが、聞き間違いなどから大事な情報や質問が聞こえないことも想像できます。

会話が噛み合わないと面接へ悪影響を及ぼすことも予想できるので、聞き直すことも考えておきましょう。

「先ほど一瞬音声が途切れてしまったので、もう一度お願いいたします。」

「音声が聞き取りづらい状況のため、もう一度再入室してもよろしいでしょうか？」

緊張をほぐすためのコツ

対面での面接と同じく、Web面接でも深呼吸などのリラックス方法は重要です。

パソコン・スマホなどの画面越しとはいえ、相手を一人の人間として捉え、会話を楽しむ意識を持ちましょう。 

Web面接の準備やマナー、話し方について：まとめ

今回は、Web面接の流れや必要な準備項目、失敗しないための注意点、トラブルへの対処法などについて詳しく解説してきました。

Web面接は特有の準備やマナーが必要ですが、事前に環境を整え、リハーサルを行うことで成功に近づけます。

カメラ映りや声のトーン、表情といった細かなポイントにも注意を払い、相手に好印象を与える工夫をしましょう。

また、トラブルが発生した際には冷静に対処する姿勢が大切です。

これらを実践することで、Web面接でも自信を持って挑み、希望の結果を掴むことができるでしょう！