- 無駄な会議が多い会社の特徴
- 無駄な会議が多い会社への対策
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これまでの反省や将来に向けてのアイデア、方針の決定など、会社には重要な会議も多いです。
しかしその反面
「会議時間が長すぎる」
「結局何も決まらなかった」
「リモートになって会議の回数が増えた」
のように、『無駄な会議の多すぎる』『内容が薄すぎてそもそも開く意味がない』といったことばかりなら、自分の仕事へも影響が出てしまいます。
そこでこの記事では、無駄な会議が多い会社の特徴から、あなたができる対策などについて解説していきます。
無駄な会議が多い会社の特徴5選
「日本企業の会議に費やす時間は多すぎる！」ということは以前から問題になっていました。
そんな無駄な会議が多い会社にはいくつかの共通する特徴があります。
それが次の5つです。
特別な議題や目的がない
- 定例会議が多すぎる
- 少しの問題ですぐに会議を開く
こうした特に議題や目的がない会議は、「無駄な会議」と言えるでしょう。
目的がないならそもそも人を集める意味がありませんし、わざわざスケジュールを開けた参加者の貴重な時間を奪う事になってしまいます。
その場に必要ない人まで集まっている
目的を持って仕事にあたることは大切ですが、やたらと人数が多いだけの会議も無駄と言えます。
部署が違うように社員それぞれには役割があります。
議題にほとんど関係のない人ばかり集めても、「なんのために呼ばれたの、、、」と感じてしまうでしょう。
中身の濃い会議にするには最小限の人数で開催することが重要になります！
開始・終了時間があいまいになっている
- なかなか人が集まらない
- 予定時間が終了しても終わらない
こんな会議も意味がないでしょう。
何人も集まる場所では時間管理が大切です。
ダラダラするような瞬間があれば参加者の集中力は落ち、簡単に決まるものも先延ばしになってしまいます。
報告ばかりに時間を使っている
時間の多くを報告に使う会議も無駄だと言えるでしょう。
会社の会議は、「今の状況をよくするアイデアを出す」「決定を下す」ために開くものです。
その前段階である報告に時間を使っていては、意味のある会議はできません。
報告業務はメールやチャットなどのツールを使い、会議前に終わらせておくことが大切です！
会議中に何も決まらない
会議が終わった際に「何も決まらなかった、、、」という会議も無駄の可能性が高いです。
議題やゴールによっては、一回の会議だけでは決まらないこともあるでしょう。
しかしそんな状況が毎回起こるようなら『何も決められない会社』ということになってしまいます。
無駄な会議が多い会社への対策
無駄な会議ばかりやりたがる会社の都合に合わせていたら、あなたの貴重な時間はどんどん失われてしまいます。
ここからはそんな時に試せる対策を3つご紹介していきます。
会議の目的を明確にする
会議の目的が曖昧だと、参加者が迷い時間の無駄が生まれます。
会議を設定する際には、「議題」「目標」を具体的に設定し、必要なメンバーのみを招待するよう心がけます。
会議中に目的から逸脱しないようにするための進行役を決めるのも有効です！
事前に議題や資料を共有する
会議に向けて必要な情報や資料を事前に共有することで、準備時間を短縮し、会議中に無駄な説明を省くことができます。
これにより、参加者は会議に集中でき、会議自体の時間を削減することができます。
会議の時間を制限する
会議の時間を制限し、時間内に終わるように設定することで、無駄な議論を避け効率的な進行が可能です。
30分や1時間など、制限時間を設けることで、参加者の集中力を保ちやすくなるはずです。
会議の代替手段を検討する
すべての問題解決や情報共有が会議である必要はありません。
「メール・チャットツールでのやり取り」や「ドキュメント共有」を活用することで、会議の回数を減らすことが可能です。
重要な決定事項以外は、これらの手段で済ませるようにすると良いでしょう！
自分が必要なさそうだと判断したら欠席する
自分の出番がなさそうな場合は、その会議を欠席するのは良い方法です。
全体会議など自分が発言するシーンが少ない会議は、基本あなたなしでも問題は起きません。
そんな会議に出席するくらいなら、自分の仕事を進める方が効率的です。
招集メールなどが来たら、
- 「別件があり出席できません。」
- 「取引先との打ち合わせがあるため出席できません。」
などと返し、後から記事録を軽くチェックするようにしましょう。
定期的に会議の振り返りを行う
会議の効果を定期的に振り返り、必要な改善点を見つけることも重要です。
会議の質や内容に対するフィードバックを収集し、無駄を削減する方法を探ることが、無駄な会議を減らす大きな鍵となります。
途中から席を離れるのもアリ
会議が始まっても「この会議にいる意味はないかな、、、」と感じたら、退席するのも一つの方法です。
一度出席してしまった以上、なかなか席を立つのは難しいです。
しかしその会議に居てもあなたにとってプラスはありません。
「取引先からの急ぎの仕事が入った」など、上手い言い訳を伝え早いうちに退席した方が良いでしょう！
会議中には別の作業をしている
欠席も退席もしづらい方は、会議中に別の作業をしているのもオススメです。
メールのチェックや今後のスケジュールの確認など、やれる作業は色々あるでしょう。
周りを気にするなら、音が出るタイピングや紙の書類の確認などはできない点にはご注意ください！
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「無駄な会議が多い」というだけで転職を考えるのは変じゃない！
無駄な会議が多すぎる会社に居ると「この会社大丈夫かな、、、」などの不安から、退職や転職を考える人もいるでしょう。
結論としてはこの理由でも十分に退職・転職する理由になります。
- 会議の中心メンバーに問題意識がない
- 上層部にあまり力がない
無駄な会議が多い場合、会社の業績や将来への不安にもつながっていきます。
仕事が遅れるだけでなく将来的な不安まで感じるようなら、会社を去りより良い環境で働く方が大切です！
無駄な会議ばかりな会社にあなた一人で出来ることは少ない！
無駄な会議の多さに悩んでいる方は、「会議の重要さや自分の役割を考え、欠席や途中退席することもできる」と頭に入れておきましょう。
必要な会議とそうじゃない会議を選ぶことができれば、あなたにも余裕ができ、仕事もはかどるはずです。
会議を減らすことは会社の中心人物ではない限り不可能に近いでしょう。
上層部や会社の将来に不安を感じている場合には、退職や転職することも視野に入れておくほうが良いかもしれません！
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